BA31: Anleitung zum perfekten Business Case – Teil 1

Business Cases erleichtern theoretisch Entscheidungen für oder gegen Investitionen. In der Praxis erfolgt allerdings eine Betrachtung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses oft nur oberflächlich. Abhilfe dazu verschafft das „Benefits Dependency Network“.

In dieser Episode erklärt Peter, warum Business-Analysten sich um die Erstellung eines Business Cases kümmern sollten und warum die meisten Business Cases ihr Versprechen nicht einlösen, damit Entscheidungen aufgrund von Transparenz leichter zu treffen. Inwiefern das Benefits Dependency Network Kosten-Nutzen transparenter darstellt und wie ihr dieses Modell selber anwenden könnt, erfahrt Ihr hier.

Teilnehmer:

avatar Ingrid Gerstbach
avatar Peter Gerstbach

Dauer: 0:25:32

Ein Business Case soll Entscheidungen für oder gegen Investitionen einfacher machen. Oft erfolgt eine Betrachtung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses allerdings nur oberflächlich. Während die Kosten in allen Einzelheiten aufgeschlüsselt werden, mangelt es an der Betrachtung des Nutzens. Kein Wunder, denn ein Nutzen ist erst dann gegeben, wenn damit beispielsweise Prozesse tatsächlich beschleunigt oder Kosten nachweislich reduziert werden. Und das weiß man mit Sicherheit erst nach der Realisierung des Projektes.

Eine Möglichkeit, die Abhängigkeiten, die dem Nutzen zugrunde liegen, in der Business-Analyse zu erarbeiten, ist die Erstellung eines Benefits Dependency Networks. Dieses Netzwerk zeigt die Gründe für eine Investition mit konkretem Nutzen in Verbindung mit messbaren Zielen. Daraus lässt sich wiederum ableiten, welche Änderungen notwendig sind und welche IT-Lösungen dazu passen. Das Ergebnis ist eine komplette Beschreibung von Problem und Lösung, die wesentlich tiefer geht als eine reine IT-Kostenbetrachtung.

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Vorgehen

Anhand der Grafik empfiehlt Peter folgendes Vorgehen:

  1. Schlüsselt ganz rechts die „Driver“, die Treiber, auf, die einen Änderungsprozess anstoßen. Es gibt interne und externe Treiber: Hier ist ein interner Treiber etwa „hohe Kosten bei der Lagerhaltung“ und ein externer Treiber, dass dadurch die Gesamtkosten zu hoch sind und durch effizientere Wettbewerber Preisdruck entsteht.
  2. Danach betrachtet die „Investment Objektives“, also Ziele, die das Unternehmen durch die Investition erreichen will (in unserem Beispiel könnte ein Ziel sein, dass der durch den Preisdruck verlorenen Marktanteil wieder zurückzugewonnen wird oder die Lagerkosten transparenter werden).
  3. Daraus ergeben sich verschiedene Nutzen („Benefits“) der Software. Z.B. könnten die Lagerhaltungsdaten schneller zur Verfügung gestellt werden. Dadurch ist wiederum ein schnelleres Eingreifen bei Warenrückgang möglich.
  4. Sind die Benefits klar, dann stellt sich die Frage, was genau sich ändern muss, damit dieser Nutzen auch tatsächlich eintritt (siehe „Business Changes“).
  5. In unserem Beispiel müsste ein Inventarsystem (unter „IT Enablers“) eingeführt werden – und um diese Änderungen ihren vollen Nutzen entfalten zu lassen, müssten die Mitarbeiter im neuen System geschult werden („Enabling Changes“).

Komplexe Abhängigkeiten lassen sich anhand des Benefits Dependency Network übersichtlich darstellen.

Ausblick

Im zweiten Teil der Serie wird es konkret um den zugehörigen Business Case gehen, also darum, wie sich Kosten und Nutzen zusammen bewerten lassen, um so gute Entscheidung treffen zu können.

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4 Gedanken zu „BA31: Anleitung zum perfekten Business Case – Teil 1“

  1. Danke für den angesprochen Ansatz der sehr hilfreich ist um einen effektiven Business Case zu erstellen. Auch Angaben wie “Assumptions” und “Risiken” könnten für die optimale Bewertung eines Business Case von Bedeutung sein.

    1. Du hast Recht: Risiken müssen unbedingt beachtet werden, um eine ausgewogene Sicht zu erhalten. Darüber sprechen wir auch kurz in Teil 2, den wir wohl nächste Woche veröffentlichen werden! 🙂

  2. Hallo,

    guter Podcast zum Thema. Mir ist aufgefallen , dass die Kosten ermittlung der IT sehr vereinfacht betrachtet wurden. Bei den IT Kosten sind auf jedenfall die Wartungskosten zu berücksichtigen, dass ist auch noch relativ einfach, wird aber oft vergessen.

    Was aber fast immer vergessen wird, ist die Erhebung der technologischen Schulden, die mit jedem IT Projekt entstehen. Diese können in großen Projekt den Nutzen finanziell komplett aufheben. Das kann bei Langlaufen Projekt das Projekt selbst einholen, oft ist es jedoch so, dass die Schulden erst nach 1-2 Jahren auffallen.

    1. Hallo,

      ja, das stimmt, auf die Kostenermittlung bin ich wirklich nicht besonders intensiv eingegangen. Leider auch nicht im 2. Teil, der schon aufgenommen ist. Aber in Teil 3 dann, versprochen! 😉

      Das Thema Wartungskosten und technische Schuld ist wirklich sehr spannend. Gerade letzteres wird wirklich selten erfasst – weil es eben auch so schwierig ist. Das ist ganz ähnlich wie beim Nutzen, weil es nicht so einfach ist, machen es viele nicht. Danke für den tollen Hinweis!

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