BA04 Stakeholder Analyse

In dieser Episode erfahrt Ihr, mit welchen Methoden Stakeholder schnell identifiziert werden können, warum ihr keine Stakeholder vergessen solltet und wie man erkennt, wer welchen Einfluss hat.

Die besten Business Analysten wissen: Wer sich am Projektbeginn nur auf die Lösung einer Sache konzentriert, wird schnell an seine Grenzen kommen. In jedem Projekt versteckt sich nämlich weit mehr: Es ist ein Sammelsurium an verschiedenen sozialen Systemen und Verknüpfungen, mit unterschiedlichen Akteuren und Rollen. Die Protagonistenrolle nimmt dabei der Stakeholder ein. Umso wichtiger ist es, gleich von Beginn an, diese zu identifizieren und deren Ziele, Bedürfnisse und Interessen zu analysieren.In dieser Episode erfahrt Ihr, mit welchen Methoden Stakeholder schnell identifiziert werden können, warum kein Stakeholder vergessen werden darf und wie man erkennt, wer nur heiße Luft plaudert und wer tatsächlich das Sagen hat.

Teilnehmer:

avatar Ingrid Gerstbach
avatar Peter Gerstbach

Dauer: 0:49:12

Unser Thema der Sendung: Die Stakeholderanalyse

Einführung: Wer sind Stakeholder?

Die Stakeholderanalyse fokussiert auf die Ermittlung von „Interessenträger“. Der Begriff Stakeholder kommt aus dem englischen und bedeutet stake=Anteil, holder=Eigentümer, Besitzer.

Typische Stakeholder eines Unternehmens sind beispielsweise Fachexperten, Umsetzungsexperten (z.B. IT), Entwickler, Projektrollen (PM, Sponsor), Management, Geldgeber, Controlling, Marketing, Betriebsrat, Gewerkschaften, Regulator, Kunden, Lieferanten etc.

Ziel der Stakeholderanalyse ist, diese zu identifizieren und deren Einfluss & Abnahme-Befugnisse zu verstehen!

Stakeholder im Business Analysis Core Concept Model:

Einen Stakeholder zeichnet folgende Punkte aus:

  • … hat Bedürfnisse
  • … ist an Veränderungen beteiligt
  • … nutzt die Lösungen
  • … sieht die aktuelle Situation aus einem bestimmten Blickwinkel
  • … wird durch Werte motiviert, belohnt, Wert wird transferiert
  • … steht in Beziehungen zu anderen Stakeholder

Identifikation: Welche Methoden der Stakeholderanalyse gibt es?

Die Kernfrage, die immer gestellt werden sollte ist: Wer ist eigentlich betroffen? Denn übersieht man einen Stakeholder, werden damit auch automatisch Anforderungen übersehen!

  • Brainstorming
  • Organisationsmodellierung
  • Prozessmodellierung
  • Anforderungserhebung: Interviews, Workshops

Visualisierung anhand des Zwiebelmodells

Das Zwiebelmodell eignet sich gut, um diese Schichten aus zentralen und entfernten Projektbeteiligten darzustellen. Dazu einfach auf dem Flipchart in der Mitte das Projektteam einzeichnen, in der nächsten Schicht sind die Betroffen und in der äußersten Schicht Organisation, Randbedingungen.

Stakeholder-Landkarte: Zwiebel
Stakeholder-Landkarte: Zwiebel-Darstellung

Komplexität in der Stakeholderanalyse

Je größer ein Projekt sind und je mehr Personen involviert sind, umso genauer müssen die unterschiedlichen Stakeholder identifiziert werden.

Manchmal reicht es einen Repräsentanten oder SPOC (single point of contact) herauszusuchen, der das Wissen über eine Stakeholdergruppe sammelt. Aber Vorsicht: Repräsentieren diese tatsächlich die Bedürfnisse ihrer Stakeholder oder haben sie andere Interessen? Kennen sie auch noch die alltäglichen Arbeiten und Abläufe?

Weitere Schwierigkeiten liegen in der geografischen Entfernung, aber auch in der zeitlichen Verfügbarkeit der einzelnen Stakeholder.  Auch ob ein Thema wirklich komplett von einer Gruppe abgedeckt werden kann, ist ein wichtiger Aspekt, der beachtet werden sollte.

Einfluss der Stakesholder: Wer kann was?

Nicht jeder Stakeholder hat auch tatsächlich den Einfluss, den er glaubt zu haben. Wie sieht seine Motivation, seine Interessen aus? Ist sein Einfluss groß, ebenso wie die Motivation, dann sollten diese aktiv eingebunden und Ziele vereinbart werden. Ist der Einfluss hoch, die Motivation aber gering, so muss der Stakeholder zufrieden gestellt werden.

Ist der Einfluss gering, die Motivation hoch, dann informiert sie und nutzt deren Wissen. Und auch wenn von Stakeholdern der Einfluss und deren Motivation gering ist, solltet Ihr diese informieren und nicht ausschließen.

Ganz wichtig ist auch die Frage, wer eigentlich im Endeffekt das Projekt abnehmen! Dieser Punkt ist wichtig, wird aber dennoch oft vergessen.

Stakeholder-Landkarte: Matrix-Darstellung
Stakeholder-Landkarte: Matrix-Darstellung

Ein kleiner Diskurs zum Thema Einfluss: Die Kraftfeldanalyse

Kurt Lewin, polnischer Sozialpsychologe, hat den Begriff des Kraftfeldes entwickelt. Als Kraftfeld versteht er jene Kräfte, die in jedem sozialen System auf dessen einzelne Mitglieder einwirken. Die Mitglieder des Systems reagieren ständig gegenseitig teils positiv, teils negativ auf das Handeln der anderen und üben so einen gewissen Einfluss darauf aus, ob und unter welchen Bedingungen sich die anderen Systemmitglieder wohl fühlen (durch Kopfschütteln oder Zustimmung, aber auch durch den (verbalen) Einsatz von Machtmitteln wie Weisungsbefugnissen).

Das hängt nicht nur mit der Hierarchie, sondern auch mit der Persönlichkeit, sozialen Kompetenz und dem eigenen Beziehungsnetz zusammen. So gibt es in fast jeder Organisation auch “graue Eminenzen”, die deutlich mehr Einfluss haben als andere. Aber auch Mehrheiten spielen eine Rolle und können Einfluss auf die Vorschläge haben.

Um einen Überblick über die Machtstrukturen sowie deren Kraftfelder zu gewinnen, ist es daher ratsam, zu Beginn größerer  Change Projekte eine Kraftfeldanalyse zu machen.

Eine grafische Darstellung von den Kraftfeldern kann am besten auf einem Flipchart visualisiert werden. Dazu werden zunächst die wichtigsten Akteure in der horizontalen und ihr Einfluss in der vertikalen Achse aufgetragen. Oft führt das allein schon zu ersten Einsichten. Mit weiteren Linien und Farben werden  Beziehungsstrukturen ergänzt. Dabei wird sowohl auf Sympathien und Seilschaften, aber auch auf Polaritäten und Spannungen geachtet.

Das Wissen alleine reicht allerdings nicht: Die momentanen Befürworter müssen über den Lauf und Schwierigkeiten informiert werden, aber auch potenzielle Befürworter können durch intensive Kommunikation in Verbündete verwandelt werden.

Die RACI Matrix

Ist eine gute Darstellung, um die verschiedenen Projektrollen darzustellen. Je größer das Projekt, desto mehr Leute sind involviert. Diese müssen alle beachtet und von Anfang an involviert werden. RACI steht dabei für: Responsible (Verantwortlicher), Accountable (Entscheider), Consulting (Berater), Informed (muss informiert werden, können aber nicht entscheiden, aber formell vielleicht abnehmen). Wer macht was und wer wofür zuständig ist, lässt sich gut so visualisieren.

Aufruf in eigener Sache 😉

Wer einen besseren deutschen Begriff für das Wort Stakeholder kennt, schreibt uns bitte eine Nachricht!

Events für Business Analysten

Vom 09.-10.Mai 2014 findet das 1. BA-Camp in Wien statt!

BA Camp 2014: Definiere mit uns die Rolle des Business Analysten im Unternehmen und sei bei der ersten deutschsprachigen Business Analyse Unkonferenz dabei! Näheres findet Ihr unter ba-camp.org!

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