BA32: Anleitung zum perfekten Business Case – Teil 2

Wer einen Business Case erstellt, hat oft viel Spielraum betreffend der Aufschlüsselung der Kosten und Nutzen. Ob ein Projekt genehmigt wird, hängt meist von eben dieser Betrachtung ab. Manch einer wird so auch verführt, den Nutzen etwas aufzuhübschen.

In dieser Mini-Serie präsentieren wir euch in drei Teilen, wie ihr den perfekten Business Case erstellen könnt und was ihr dabei alles beachten solltet. Während wir in Teil 1 gezeigt haben, wie ihr den Nutzen komplexer Investitionen mit dem „Benefits Dependency Network“ bestimmen könnt, erwarten euch in Teil 2 verschiedene Möglichkeiten und Ansätze, um den tatsächlichen Nutzen sinnvoll zu messen und zu kategorisieren.

Teilnehmer:

avatar Ingrid Gerstbach
avatar Peter Gerstbach

Dauer: 0:19:25

Im ersten Teil unserer Mini-Serie hat Peter euch gezeigt, wie ihr mit dem Benefits Dependency Network Transparenz über den Nutzen in Projekten schaffen könnt und so eine gute Basis für Entscheidungen legt.

Im zweiten Teil wird es nun konkret: Wir besprechen, worauf wirklich geachtet werden sollte, um auch Kosten und Nutzen zusammen bewerten zu können.

„Ach, da machen wir mal schnell einen Business Case…“ – das ist leider eine gängige Einstellung in vielen Unternehmen. Die Genehmigung des Projektes steht im Vordergrund. Dabei werden die Inhalte und Details zur Nebensache und der Business Case verkommt zur lästigen Pflichtübung. Richtig erarbeitet kann aber ein Business Case aber Unternehmen davor schützen, fatale Fehlentscheidung zu umgehen.

Der Nutzen als Knackpunkt

Wie schon in Teil 1 besprochen liegt die Schwierigkeit meist darin,  den Nutzen in Euro-Beträge auszudrücken. Eine Möglichkeit, ihn trotzdem greifbar zu machen, besteht darin, den Nutzen zuerst einmal generell zu kategorisieren. Dazu kann man die Benefits aus unserem Dependency Network wieder aufgreifen – die nämlich lassen sich leicht in drei Typen einteilen:

  1. Neue Dinge tun
    Beispiel: Kunden systematisch zu erfassen.
  2. Dinge besser machen (optimieren)
    Beispiel: Beim Serviceprozess überlegen, was besser gemacht werden kann, um Kosten einzusparen.
  3. Aufhören, Dinge zu tun:
    Dinge, die nicht so sinnvoll sind, zu stoppen.

Danach muss der Nutzen explizit gemacht werden, aber selten in Euro-Beträgen. Dazu unterscheiden wir ihn am besten in vier Stufen:

  1. Der finanzielle Nutzen
    Der Nutzen kann wirklich in Geldbeträgen ausgedrückt werden.
  2. Der quantifizierbare Nutzen
    Der Nutzen ist aufgrund von Prognosen messbar.
  3. Der messbare Nutzen:
    Der Nutzen wird  VOR einer Maßnahme (z.B. die Kundenzufriedenheit) gemessen und mit einem Wert NACH der Veränderung verglichen.
  4. Der beobachtbare Nutzen:
    Dabei steht die Frage im Vordergrund, ob der versprochene Nutzen auch aus Sicht der Beteiligten eingetroffen ist.Teil 2 Tabelle

Keine Stufen überspringen
Es bringt nichts, einen Nutzen höher einzuordnen, als er ist. Das würde nur das Endergebnis verfälschen.  Wenn alle Investitionen im Business Case nach diesem Schema gerechnet werden, ist es einfach, sie auch miteinander zu vergleichen. Und das Management, das über eine Investition entscheidet, muss nicht “unerlaubt hochgerechnete” Werte wieder zurückrechnen, sondern alles kann auf der richtigen Ebene diskutiert werden.

Der Business Case als Projekt-Controlling-Maßnahme

Idealerweise wird der Business Case vom Business-Analyst bereits im Vorfeld eines Projektes erarbeitet. Darüber hinaus ist es sinnvoll den Business Case als Controlling-Maßnahme über den gesamten Lebenszyklus des Projektes einzubinden. Dazu werden entscheidende Meilensteinen identifiziert und überprüft. Treten Abweichungen auf, kann direkt und gezielt darauf reagiert werden.

Ausblick auf Teil 3

Im letzten Teil unserer Mini-Serie werden wir Tipps und Tricks rund um das Thema Business Case besprechen. Wir werden verschiedene Stolpersteine und Hindernisse, die in der Praxis auf Business-Analysten lauern, und wie ihr diese umgehen könnt, thematisieren.

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