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BA44: Der Start in ein neues Projekt

Wir ihr erfolgreich in ein neues Projekt startet

Aller Anfang ist schwer. Das gilt ganz besonders bei neuen Projekten. Wenn ihr wissen wollt, wie ihr als BA erfolgreich in ein neues Projekt startet, dann hört jetzt weiter!

Teilnehmer:

avatar Ingrid Gerstbach
avatar Peter Gerstbach

Dauer: 0:24:58

In der letzten Folge haben wir über Karriere in der Business-Analyse gesprochen. Business Analyst ist ein Trendberuf, d.h. der Beruf hat große Wachstumschancen und ist dadurch auch für Neueinsteiger interessant. Dass die Arbeit als Business Analyst selbst spannend ist, steht ja außer Frage… 😉

Während es in der vergangenen Folge vor allem darum ging, wie man in den Beruf Business-Analyst startet und Karriere macht, behandeln wir diesmal ein konkretes Projekt:

Sie haben erfolgreich einen Job als Business-Analyst bekommen – oder sind bereits als BA tätig – und starten in ein neues Projekt. Was sind die nächsten Schritte? Wie gehen Sie am besten vor?

Vorgehensmodelle

In der Business-Analyse haben sich in den letzten Jahren erste Vorgehensmodelle etabliert, an die man sich halten kann.

Das bekannteste Modell kommt von der BCS, dieses haben wir auch in unserem Buch “Basiswissen Business-Analyse” aufgegriffen.

Die fünf Schritte:

  1. Informationen ermitteln
  2. Unternehmensbedarf erheben
  3. Lösungsalternativen evaluieren
  4. Anforderungen definieren
  5. Veränderung umsetzen

Wir schauen uns heute vor allem die ersten 3 Schritte an. Das, was wir strategische Business-Analyse nennen.

 Schritt 1: Informationen ermitteln

Dieser Schritt ist eigentlich logisch – und wird trotzdem oft nicht gemacht. Am Anfang sollte man sich ein grundsätzliches Verständnis der Situation erarbeiten. Es bringt nichts loszurennen und gleich auf einer Detailebene Anforderungen zu erheben.

Am Anfang geht es vor allem darum:

  • Stakeholder zu identifizieren und zu befragen (Folge 4) und dabei Vertrauen aufzubauen (Folge 14)
  • Ein Gefühl für die Dringlichkeit zu bekommen
  • Den Ist-Zustand des Unternehmens zu durchleuchten

Mögliche Ergebnisse:

  • Stakeholder-Listen
  • Ein Big Picture über die aktuelle Situation

Schritt 2: Unternehmensbedarf erheben

Der nächste Schritt ist den Unternehmensbedarf zu erheben. Was ist das Problem des Unternehmens? Was soll in Zukunft besser sein? Das Ganze ist noch etwas abstrakt, aber es gibt Tools, wie z.B. CATWOE (Folge 22) und Business Activity Models, die helfen, das ganz zu konkretisieren. In Folge 30 stellt Adrian Reed auch ein paar Tools vor, er nennt es Pre-Project-Problem-Analysis.

Adrian Reed wird übrigens beim BA Camp 2018 in Wien eine Keynote halten.

Schritt 3: Lösungsalternativen evaluieren

Ist erst einmal klar, was der Unternehmensbedarf ist, dann ist es hilfreich einen Business Case zu entwickeln. Der sollte aber nicht reine Makulatur sein, wie das so oft der Fall ist. Im Gegenteil, ein Business Case eignet sich gut dazu einen inhaltlichen Plan für das gesamte Vorhaben zu skizzieren. Wie das geht haben wir in den Folgen BA31, BA32 und BA34 über das Benefits Dependency Network im Detail beschrieben.

Und dieser “Nutzenplan” muss von jetzt an regelmäßig überarbeitet werden.

Ein iterativer Prozess?

Damit sind wir auch schon beim Thema “Agilität”. Vorgehensmodell & Business Case: Das klingt alles nicht besonders agil, oder doch?

Der BABOK® Guide beschreibt es ziemlich gut: Da gibt es den Task “Plan Business Analysis Approach”. Und hier geht es genau darum einen richtigen Ansatz für die Business-Analyse zu finden. Manchmal ist ein prädiktiver Ansatz gut und manchmal adaptiver Ansatz.

Tipps für BAs in neuen Projekten

Hörerfrage

Veronika schreibt uns: Neulich hat mich ein Kunde folgendes gefragt: “Ja, wie lang wird es denn dauern bis ein Business Analyst in unserem Unternehmen produktiv arbeiten kann?”

Ihre Antwort war: “Das ist abhängig von ihrem Unternehmen (Komplexität und Anzahl ihrer Unternehmensprozesse, Größe ihres Unternehmens etc.) und auf die Erfahrung/Ausbildung des Business Analysten selbst.”

Alle oben genannten Punkte stimmen absolut. Meiner Erfahrung nach hängt es zusätzlich von den persönlichen Stärken der Business-Analysten ab, insbesondere dem Selbstbewusstsein und der Lernfähigkeit.

Und wie lange dauert es nun? Aus meiner persönlichen Erfahrung: zwischen 3 Tage und 6 Monate. Weil das eine sehr lange Zeit sein kann, ist es wichtig, von Anfang an Ergebnisse zu liefern. Ganz nach dem Design Thinking Motto: Don’t talk, do.

Zum Thema Branchenwissen

Und wie sieht das mit den Branchenkenntnissen aus? Ist es sinnvoll auf branchenerfahrene BAs zu setzen?

Wer Branchenkenntnis hat, ist natürlich viel schneller eingearbeitet, das hat allerdings auch Nachteile. Wir haben das in Folge 35 detailliert behandelt:

Für mehr Domänenspezialisierung spricht eindeutig der geringere Einarbeitungsaufwand. Allerdings steigt dadurch auch die Betriebs- oder Domänenblindheit. Banken können davon ein Lied singen.

Und jetzt noch 3 Tipps um erfolgreich (und schnell) in ein neues Projekt zu starten

  1. Verlassen Sie sich anfangs nie auf Videokonferenzen: Gehen Sie lieber mit den wichtigsten Stakeholdern Essen oder auf einen Kaffee, damit ein Vertrauen entsteht
  2. Weiten Sie so Ihren Kreis an Kontakten aus und visualisieren Sie alle erhaltenen Informationen. Dadurch schaffen Sie sich neuronale Netze, nicht nur auf Papier, sondern auch in Ihrem Hirn.
  3. Liefern Sie vom Tag 1 “Analysen” ab. Das zeigt ihrem Auftraggeber, dass sie etwas arbeiten, schnell lernen. Und es hilft allen Beteiligten ihre eigenen blinden Flecke zu entdecken.

Viel Erfolg! 🙂

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